Abstract FAQs

Version française
 

   Call for Submissions


What types of abstracts are accepted? 


Research abstracts and program description abstracts will be accepted and reviewed using separate rubrics

Research Abstract:
Research abstracts report on designing, conducting, and analyzing a research project. Research studies should be rigorous, use sound methodology, and results should follow logically from the research question.

Program Description:
Program description abstracts describe the creation and improvement of products, programs, technologies, administrative practices, or services that librarians and information professionals conduct. A program description will go beyond simply summarizing what was done. We require that authors place their program in the context of current research and practice; provide enough information for readers to replicate or adapt the program in their own contexts; evaluate the program; and discuss lessons learned about what worked, what did not, and what might be changed.

Authors will select one type of abstract for each submission during the submission process.
 

What is the required format for my abstract?


Please refer to the Journal of the Canadian Health Libraries Association Online Submissions page for additional guidance on writing a structured abstract.

Title: Must not exceed 120 characters

Structured Abstract: (250 words or less)  NOTE: If you are only making a submission for a Lightning Talk, you may submit your topic and a short description instead of a structured abstract.

Research Project Sections
 
Introduction:  Should clearly state the purpose of the article, summarize the rationale for the study, and review the literature relevant to the work.
Methods: Should describe the design of the study in sufficient detail to allow others to reproduce the results. Statistical methods should also be detailed sufficiently to enable a knowledgeable reader, with access to the original data, to verify the reported results. Authors should name any general-use computer programs used, provide a general description in the Methods section, and specify the statistical methods used to analyze data presented in the Results section.
Results: This section should emphasize or summarize only important observations rather than repeat all the data in the tables or illustrations.
Discussion: Should state the implications of the findings, including implications for future research, as well as limitations of the findings. The conclusions should connect with the goals of the study but avoid unqualified statements and statements not completely supported by the data.

Program Description Sections
 
Introduction: Should include the problem definition, a brief review of relevant literature to indicate how the problem or issue has been discussed or addressed by others, and the specific objective(s) of the program.
Description: This section is similar to the methods section of a research article and outlines how the program was planned, structured, and delivered. This section should describe the following: the information or service offered, the target population, the service providers, and particulars of the setting (location, period, and duration) of service delivery. This section should provide readers with the information they require to decide whether it is useful or practical to adapt this program to their own setting. While you need not include every detail of your program, major points should be highlighted. A discussion of alternative options explored and discarded as part of the program development process may be pertinent in some situations. You may wish to note that readers may contact the author(s) directly if they would like more information.
Outcomes: Demonstrate the effectiveness of a program by including an initial evaluation. Outcome measures will vary depending on the nature of the program. Examples of evaluated outcomes include user satisfaction, a change in uptake of a tool as measured by usage statistics, or before-and-after levels of knowledge, skills, attitudes, and behaviours of the target group(s). While evaluation will likely not be done to the extent that would be the case in a research study, we do expect all program descriptions to contain some evaluative component.
Discussion: Similar to that of any scientific paper and summarizes the usefulness of the program, lessons learned, and future directions. The Discussion generally includes comparisons with related programs, implications of the new program, an outline of the program’s strengths and weaknesses, what might be done differently the next time the program is offered, or whether there is potential to expand the program to a greater number of users, or to different groups. Any other interesting or relevant issues around the program that were not addressed in other sections may be raised here. The Discussion should end with a few concluding thoughts on the program.

Author Guidelines. Journal of the Canadian Health Libraries Association / Journal de l'Association des bibliothèques de la santé du Canada, 2016. ISSN 1708-6892. Available at: https://ejournals.library.ualberta.ca/index.php/jchla/about/submissions. Date accessed: 12 Oct. 2016.

What are the evaluation criteria for research abstracts and program description abstracts?


Research abstracts and program description abstracts will be scored by two independent reviewers using the rubrics below.  Titles and abstracts will not be formatted or edited. It is your responsibility to check for correct spelling, grammar, and punctuation. You will be judged in the review process on the professionalism of your submitted abstract.

Research Project

Each section will be scored on a scale between 1 to 5. Five is the highest score that may be assigned under each section. 

A - CHLA/ABSC 2019 Program Evaluation Criteria Scope (1-5)
Submissions must fit within the scope of CHLA/ABSC, and must be of interest to health sciences librarians.

B - Quality of the work (1-5) 
Proposal must be presented as a structured abstract. Are the research questions and/or topic well-defined? Is the method/approach appropriate for the research question/topic? Are the results/findings clearly reported? Do the conclusions address the research questions/topic, and are they consistent with the results/findings?

C - Innovation and perceived impact (1-5)
How significant and/or innovative is the submission? If the ideas are novel, will they also be useful or inspirational? Or, if the results are sound, are they also important? Will this work have any impact on the field?
  
D - Writing Quality (1-5)
Is the submission well-written and well-structured? Does the English/French need editing? Are the key steps of the research/program/topic clearly and easily identified? 


Program Description

Each section will be scored on a scale between 1 to 5. Five is the highest score that may be assigned under each section. 

A - CHLA/ABSC 2019 Program Evaluation Criteria Scope (1-5)
Submissions must fit within the scope of CHLA/ABSC, and must be of interest to health sciences librarians. 
  
B - Quality of the work (1-5)
Proposal must be presented as a structured abstract. Does the program go beyond simply summarizing what was done? Do the authors provide enough context to understand why the program was undertaken? Were appropriate outcomes selected and evaluated (eg. User satisfaction, usage statistics, before-and-after knowledge levels, etc.)? Does the abstract summarize lessons learned and usefulness of the program?

C - Innovation and perceived impact (1-5)
Does the abstract describe a new program or a significant change to a program? If the ideas are novel, will they also be useful or inspirational? Or, if the results are sound, are they also important? Could this program be applied in other library settings? 

D - Writing Quality (1-5)
Is the submission well-written and well-structured? Does the English/French need editing? Are the key steps of the research/program/topic clearly and easily identified? 
 

How can I blind my abstract?

Abstracts must be blinded for the review process. To allow blinded review, author names, institutional affiliations, and address information must be listed ONLY in the author section of the electronic submission system, NOT in the body of the abstract. The Planning Committee reserves the right to edit abstracts containing any author, institutional, location, or company names for the purpose of eliminating this identifying information before sending the abstract to reviewers.
 

How long are the presentations?

Typically, paper presentations will be limited to twenty minutes and lightning talk presentations will be limited to five minutes. Poster authors will be asked to staff their poster during the scheduled one-hour poster reception.
 

How do I submit an abstract?

Abstracts for papers, posters, and lightning talks are to be submitted using CHLA/ABSC’s online abstract submission site. Login or create an account to submit your abstract. You may continue to make changes to your abstract until the submission deadline, December 3, 2018 11:59 pm PST.
 

May I enter my results/outcomes and discussion when I submit my abstract?

  • Yes, you may enter your results/outcomes and discussion when you submit your abstract. All parts of the abstract (introduction, methods/description, results/outcomes, and discussion sections combined) may not exceed 250 words.
  • Authors MAY postpone entering results and conclusions until after the peer-review process is completed. Authors selected for inclusion in the program will need to add the results and conclusions sections by March 1, 2019, if they did not already do so in the initial abstract submission. Note that the word limit for the abstract cannot exceed 250 words. Original abstract submissions may need to be modified to meet the 250-word limit. 

May I include tables, figures, or citations in my abstract?

Structured abstracts should NOT contain tables, figures, or bibliographic references.
 

How will I know if my abstract is accepted?

All authors will receive an email notification regarding the outcome of their abstract submission by early February 2019. If you are an author and have not received the notification email by February 15, please contact Sandra McKeown By late February, accepted authors will be notified of the date and time of their presentations.

At least one of the authors must attend the conference to present the paper, poster, or lightning talk.
 

How do I withdraw or cancel an abstract or presentation?

All withdrawals or cancellations must be in writing and emailed to Sandra McKeown. Be sure to include the full title of your abstract and author name(s).

 

FAQs Version française


Quels types de résumé sont acceptés?

Les résumés de projets de recherche et de descriptions de programme seront acceptés et examinés à l’aide de différents critères

Les résumés de projet de recherche:
Les résumés de projet de recherche présentent la conception, la conduite et l’analyse du projet de recherche. Les projets de recherche doivent être rigoureux, avoir une bonne méthodologie, et les résultats doivent être la suite logique de la question de recherche.

La description du programme:
La description du programme décrit la création et les améliorations de produits, de programmes, de technologies, de pratiques administratives ou de services qui sont réalisés par des bibliothécaires ou d'autres professionnels de l'information. Une description du programme devrait aller au-delà du simple résumé.

Nous exigeons que les auteurs situent leur programme dans le contexte de la recherche et de la pratique actuelle : qu’ils fournissent suffisamment d'informations pour que les lecteurs puissent reproduire ou adapter le programme dans leurs propres contextes, qu’ils évaluent le programme et qu’ils discutent des leçons apprises sur ce qui a fonctionné, sur ce qui n'a pas fonctionné et sur ce qui pourrait être changé.

Les auteurs sélectionneront un type de résumé pour chaque soumission au cours du processus de soumission.
 

Quel est le format requis pour mon résumé?

Veuillez vous reporter au site web "Soumissions en ligne" du Journal de l'Association des bibliothèques de la santé du Canada, pour les conseils sur la manière d'écrire le résumé structuré.

Titre: La longueur ne doit pas dépasser 120 caractères

Un résumé structuré (250 mots ou moins)  Si vous ne soumettez le formulaire que pour une présentation éclair, vous pouvez soumettre votre sujet accompagné d’une courte description plutôt que d’un résumé structuré. 

Le projet de recherche

L’Introduction: Doit stipuler clairement l’objet de l’article, résumer la justification de l’étude et réviser la documentation pertinente aux travaux.
La Méthodologie : Doit décrire le plan de l’étude suffisamment en détail pour permettre à d’autres personnes de reproduire les résultats. Les méthodes statistiques doivent être suffisamment détaillées pour permettre à un lecteur informé l’accès aux données originales afin de vérifier les résultats rapportés. Les auteurs doivent préciser tout programme informatique d’usage général utilisé, en fournir une description générale dans la section Méthodologie, et spécifier les méthodes statistiques utilisées pour l’analyse des données présentée dans la section Résultats.
Les Résultats: Cette section doit mettre l’accent ou résumer uniquement les observations plutôt que de répéter toutes les données des tableaux ou des illustrations graphiques.
L’Exposé: Doit préciser les implications des constats, y compris les implications relatives à des recherches ultérieures, de même que toutes les limites relatives des constats. La conclusion doit établir le lien avec les objectifs de l’étude, mais éviter les affirmations catégoriques et les affirmations non entièrement corroborées par les données.
 
La description du programme

L’Introduction: doit comporter la définition du problème, une brève revue de la documentation pertinente qui précise comment la préoccupation ou le problème a été abordé par d’autres, ainsi que les objectifs du programme.
La Description: est semblable à la section de la méthodologie d’un article de recherche et décrit comment le programme a été planifié, structuré et mis en œuvre. Cette section doit décrire ce qui suit : l’information ou le service offert, la population visée, les fournisseurs de service ainsi que les particularités relatives aux installations de prestation du service (lieu, périodicité et durée). Cette section doit fournir aux lecteurs l’information nécessaire qui leur permette de décider de son utilité ou de la praticabilité quant à l’adaptation dudit programme à leur propre organisme. Bien que vous n’ayez pas à inclure tous les détails de votre programme, les éléments essentiels doivent y être mis en évidence. L’inclusion du contenu des échanges portant sur des options alternatives envisagées et sur d’autres mises à l’écart lors du processus d’élaboration du programme peut être pertinente pour certaines situations. Vous pouvez indiquer aux lecteurs qu’ils peuvent communiquer directement avec l’auteur ou les auteurs pour obtenir plus d’information.
Les Résultats: démontrent l’efficacité d’un programme par l’inclusion d’une première évaluation. Les mesures des résultats varieront selon la nature du programme. Parmi les résultats évalués, on retrouve la satisfaction des utilisateurs, un changement du niveau d’utilisation d’un outil, tel que mesuré par les statistiques d’utilisation, ou l’évaluation des connaissances avant et après, des compétences, des attitudes et des comportements du ou des groupes visés. Bien que l’évaluation ne soit vraisemblablement pas effectuée avec la même rigueur que pour une étude de recherche, nous nous attendons à ce que toutes les descriptions de programme comportent certains éléments d’évaluation.
L’Exposé: est semblable à celui de tout article scientifique et résume l’utilité du programme, les leçons qui en sont tirées ainsi que les orientations futures. L’Exposé comporte généralement des comparaisons aux programmes connexes, les implications du nouveau programme, un descriptif des forces et des faiblesses du programme, ce qui peut être accompli différemment la prochaine fois où le programme sera offert ou s’il comporte un potentiel d’expansion pour application à un nombre accru d’utilisateurs ou à des groupes différents. C’est ici que peuvent être abordés d’autres aspects du programme qui n’auront pas été traités dans les autres sections. L’exposé doit se terminer par quelques réflexions de conclusion sur le programme.

Author Guidelines. Journal of the Canadian Health Libraries Association / Journal de l'Association des bibliothèques de la santé du Canada, 2016. ISSN 1708-6892. Available at: https://ejournals.library.ualberta.ca/index.php/jchla/about/submissions. Date accessed: 12 Oct. 2016.

Quels sont les critères d'évaluation pour les résumés de projets de recherche et les résumés de descriptions de programme?

Les résumés de recherche et les résumés de la description du programme seront marqués par deux examinateurs en utilisant les rubriques suivantes. 

Les titres et les résumés ne seront pas reformatés ni modifiés. Il est de votre responsabilité de vérifier l'orthographe, la grammaire et la ponctuation des textes soumis. Vous serez jugé dans le processus de révision sur le professionnalisme du résumé soumis.

Chaque section sera notée sur une échelle de 1 à 5. Cinq est l'évaluation la plus élevée qui peut être attribuée dans chaque section.

Le projet de recherche

A - Portée des critères d'évaluation du Programme ABSC/CHLA 2019 (1-5)
Les soumissions doivent entrer dans le champ de l'ABSC/CHLA et doivent être d'intérêt pour les bibliothécaires des sciences de la santé.

B - La qualité du projet (1-5)
La proposition doit être présentée comme un résumé structuré. Assurez-vous que les questions de recherche et les thèmes soient bien définis, que les résultats sont clairement transmis, que les conclusions respectent le thème et que le tout soit cohérent.

C - L'innovation et l'impact perçu (1-5)
L'impact de votre projet est évalué sur son caractère innovateur et sur sa portée, la nouveauté des idées véhiculées, son utilité ou sa capacité à inspirer. Les résultats doivent être cohérents et avoir un impact dans le domaine.

D – La qualité d'écriture (1-5)
Est-ce que la présentation est bien écrite et bien structurée? Est-ce que la langue a besoin de révision? Est-ce que les principales étapes de la  de la recherche, du programme ou du sujet sont clairement et facilement identifiées?

La description du programme

A – Portée des critères d'évaluation du Programme ABSC/CHLA 2019 (1-5)
Les soumissions doivent entrer dans le champ de l'ABSC/CHLA et doivent être d'intérêt pour les bibliothécaires en sciences de la santé.

B - La qualité du projet (1-5)
La proposition doit être présentée comme un résumé structuré. Est-ce que la description du programme va au-delà du simple résumé? Est-ce que les auteurs fournissent un contexte suffisant pour comprendre pourquoi le programme a été entrepris? Est-ce que les résultats appropriés sont sélectionnés et évalués (par exemple, la satisfaction des utilisateurs, des statistiques d'utilisation, les niveaux de connaissance avant et après une activité, etc.)? Est-ce que le résumé présente les leçons apprises et l'utilité du programme?

C - L'innovation et l'impact perçu (1-5)
Est-ce que le résumé décrit un nouveau programme ou un changement significatif à un programme? Si les résultats sont pertinents, sont-ils aussi importants? Ce programme pourrait-il être appliqué dans d'autres environnements de la bibliothèque?

D – La qualité d'écriture (1-5)
Est-ce que la présentation est bien écrite et bien structurée? Est-ce que la langue a besoin de révision? Est-il facile de répérer les principales étapes de la recherche, du programme ou du sujet traité?

Comment puis-je anonymiser mon résumé?

Les résumés doivent être anonymes pour le processus de révision  à l’aveugle . Pour permettre la révision à l’aveugle, les noms des auteurs, leurs affiliations institutionnelles et leurs adresses  doivent figurer SEULEMENT dans la section «auteur » du système de soumission électronique, PAS dans le corps du résumé.

Le Comité de planification se réserve le droit de modifier les résumés contenant tout nom d’auteur, d’institution, d’emplacement ou noms de société dans le but d'éliminer toute information d'identification avant d'envoyer le résumé aux examinateurs.
 

Combien de temps durent les présentations?

En règle générale, les présentations seront limitées à vingt minutes et les exposés éclair seront limités à cinq minutes. Les auteurs d’affiche doivent être présents pour discuter de  leurs affiches lors de la réception qui leur est réservée, d’une durée d'une heure.
 

Comment puis-je soumettre un résumé?

Un site web (uniquement en anglais) sera disponible pour soumettre les propositions. Vous devez vous identifier ou créer un compte pour soumettre votre résumé. Vous pourrez modifier votre soumission jusqu’à la date limite de dépôt, soit le 3 décembre à 23h59 HNP.
 

Puis-je inclure mes résultats et conclusions quand je soumets mon résumé?

  • Oui, vous pouvez inclure vos résultats et vos conclusions quand vous soumettez votre résumé. Notez que toutes les parties du résumé (objectifs, méthodes, résultats et conclusions) ne peuvent pas, en tout, dépasser 250 mots.
  • Les auteurs PEUVENT attendre la fin du processus de révision pour soumettre leurs résultats et leurs conclusions. Les auteurs sélectionnés pour participer au programme devront ajouter les résultats et les conclusions d'ici le 1er mars, 2019, si ceux-ci ne sont pas déjà inclus dans la soumission des résumés. Notez que la limite de texte pour le résumé ne peut pas dépasser 250 mots - les résumés originaux devront être modifiés pour respecter la limite de 250 mots.  

Puis-je inclure des tableaux, des figures ou des citations dans mon résumé?

Les résumés structurés ne doivent pas contenir de tableaux, de figures ni de références bibliographiques.
 

Comment pourrai-je savoir si mon résumé est accepté?

Tous les auteurs recevront une notification par courrier électronique concernant les résultats de leur soumission de résumés au début du mois de février 2019. Si vous êtes un auteur et que vous n'avez pas reçu de courriel de notification le 15 février 2019, s'il vous plaît contacter Sandra McKeown. À la fin de février, les auteurs retenus seront informés de la date et l'heure de leurs présentations.

Au moins un des auteurs doit assister à la conférence pour donner la présentation, l’exposé éclair ou présenter l’affiche.
 

Comment puis-je retirer ou annuler un résumé ou une présentation?

Tous les retraits et toutes les annulations doivent être faits par écrit et envoyés par courriel à Sandra McKeown. Assurez-vous d'inclure le titre complet de votre résumé et le(s) nom(s) d’auteur(s).