L‘ABSC / CHLA s‘engage à assurer pour tous les participants une expérience de conférence empreinte d‘accueil convivial, d‘engagement professionnel et de sécurité. Les participants à la conférence, y compris les délégués, les conjoints et conjointes, les partenaires, les conférenciers et conférencières, les commanditaires et les bénévoles à notre conférence sont tous tenus d‘adhérer au présent Code de conduite. Les organisateurs appliqueront ce code tout au cours de l‘événement. L‘on s‘attend à la collaboration de tous les participants en vue d‘assurer un environnement sécuritaire pour tous.
L‘ABSC / CHLA s‘engage à assurer pour tous les participants une expérience de conférence exempte de harcèlement, sans égard au genre, à l‘identité ou l‘expression de genre, à l‘âge, à l‘orientation sexuelle, au handicap, à l‘apparence physique, à la taille corporelle, à la race, à l‘ethnicité ou à la religion. Aucune forme de harcèlement n‘est tolérée.
Comme exemples de harcèlement, on retrouve : commentaires offensants, menaces ou insistances verbales, images sexualisées dans un lieu public, intimidation, traque furtive, prises de photos ou enregistrements insistants, perturbations persistantes de séances ou d‘activités, et contact physique ou attention sexuelle non désirés. Le harcèlement inclut aussi les affrontements et les messages négatifs basés sur la seule apparence.
Le Code de conduite de la conférence s‘applique à toutes les activités sociales liées à la conférence dans d‘autres lieux que ceux de la tenue de la conférence, ainsi qu‘aux collectivités liées, en ligne et dans les médias sociaux. En tout temps, les participants à la conférence de l‘ABSC / CHLA représentent l‘organisme et l‘on s‘attend de chacun et chacune qu‘ils se conforment aux plus hautes normes de conduite professionnelle.
Les participants à la conférence qui contreviennent au Code de conduite de la conférence peuvent être sanctionnés ou expulsés de la conférence sans remboursement, le tout à l‘entière discrétion du conseil d‘administration de l‘ABSC / CHLA, lequel sera présent à la conférence. D‘autres sanctions peuvent s‘appliquer.
L‘ABSC/CHLA se dotera d‘un comité d‘examen du Code de conduite qui sera composé de deux membres du conseil d’administration et de deux autres membres de l‘association. Ces derniers seront mandatés avant la tenue de la conférence, et y seront présents. L‘examen de toute plainte soumise nécessite l‘intervention de deux membres du comité. Les violations du code de conduite doivent être signalées à l'aide du formulaire de rapport d'incident disponible sur le site Web de la conférence. Advenant qu’une plainte génère un conflit d’intérêts pour l’un ou l’autre des membres du comité d’examen du Code de conduite de la conférence, ce membre ne sera pas mandaté pour l’examen de ladite plainte. Si nécessaire, le conseil d'administration de l'ABSC/CHLA nommera immédiatement des membres remplaçants pour le comité d‘examen du Code de conduite.
Processus d‘application du Code de conduite
À la réception d‘une plainte, deux membres du comité d‘examen du Code de conduite de la conférence se réuniront le plus tôt possible afin d‘entamer les procédures appropriées pour l‘enquête et le traitement de la plainte. Ces étapes peuvent inclure, sans s‘y limiter :
Toutes les mesures seront prises afin de protéger l‘identité du plaignant ou de la plaignante, et de prévenir toutes représailles.
Selon les circonstances, le comité d‘examen du Code de conduite de la conférence et le conseil d‘administration de l‘ABSC / CHLA peuvent devoir impliquer les services de sécurité de l‘établissement ou les forces de l‘ordre. Lorsqu‘il sera possible de ce faire, la décision sera laissée à la discrétion du plaignant ou de la plaignante.
Il est demandé aux plaignants de ne fournir que leurs souvenirs personnels de la conversation et d‘éviter de les partager avec d‘autres personnes présentes, ou de demander à d‘autres personnes présentes des précisions de souvenirs, puisqu‘il est possible que cela soit indûment préjudiciable au processus d‘enquête. Les autres personnes présentes seront contactées séparément aux fins de recueillir leurs propres souvenirs.
Veuillez prendre note que personne, quel que soit le rôle assumé au sein ou à l‘extérieur de l‘ABSC / CHLA, ne pourra unilatéralement rejeter quelque plainte que ce soit. Une plainte ne peut être rejetée sans le consentement unanime du comité d‘examen du Code de conduite de la conférence, si, ou lorsque l‘enquête indique que la plainte est sans fondement ou s‘avère non prévue en vertu de la portée d‘application des politiques de conduite.
Le comité d‘examen du Code de conduite de la conférence enquêtera et se prononcera le plus rapidement possible sur le bien-fondé d‘une plainte. Lorsque possible, les enquêtes seront menées et les résolutions obtenues immédiatement au cours de la tenue de la conférence, mais définitivement dans les trente (30) jours à compter de la date de réception de la plainte.
Les plaignants seront informés par écrit :
Dans les cas (a) ou (c), la plainte sera rejetée, et le plaignant ou la plaignante ainsi que l‘intimé ou l‘intimée en seront avisés par écrit par le comité. La décision sera sans appel et la plainte ne pourra être soumise à nouveau.
Dans le cas (b), lorsque le comité d‘examen du Code de conduite de la conférence aura constaté des preuves claires et convaincantes d‘infraction au Code de conduite de la conférence, une décision documentée sera rédigée décrivant la nature de la plainte, et exposant les raisons sur lesquelles s‘appuient la décision et les recommandations du comité quant au plan d‘action approprié. Cette décision sera fournie au plaignant ou à la plaignante ainsi qu‘à l‘intimé ou l‘intimée, de même qu‘au conseil d‘administration et à la direction générale de l‘ABSC / CHLA.
Advenant la confirmation de l‘infraction par le comité d‘examen du Code de conduite de la conférence, le comité peut recommander les sanctions suivantes, sans s‘y limiter : l‘expulsion de la conférence sans remboursement, une période probatoire d‘adhésion, la suspension ou la révocation du statut de membre, ou toute autre procédure appropriée de recours en cas d‘infraction en matière d‘éthique que le comité peut juger appropriée aux circonstances. Les membres qui ont reçu des prix accordés par l‘Association peuvent voir leurs prix révoqués. Les membres trouvés coupables de contravention au Code de conduite de la conférence peuvent être jugés inadmissibles à recevoir des prix.
