Embarquez pour un voyage enrichissant au congrès 2024 de l'ABSC / CHLA ! Dans ce guide destiné aux débutants, nous dévoilerons les secrets de la navigation, en offrant des conseils sur la façon de tirer le meilleur parti de votre expérience.
Faites valoir vos arguments pour participer
Adapté de ALA et OLA.
- Comprendre pourquoi vous serez plus utile à votre bibliothèque.
- Calculez les coûts potentiels de votre participation (inscription, hôtel, transport, etc.). Veillez à tenir compte des réductions sur les frais d'inscription, d'hôtel et de transport, ainsi que des subventions accordées pour la conférence.
- Étudier les informations préliminaires sur le programme. Identifiez les sessions, les événements et les programmes qui, selon vous, peuvent vous aider à être plus productif et efficace.
- Partagez les informations préliminaires sur le programme avec vos collègues. Faites savoir à ceux qui ne pourront peut-être pas assister que votre participation peut leur être utile. Informez-les du type d'informations que vous pouvez rapporter pour les aider et des sessions auxquelles vous pouvez assister en leur nom.
- Partagez les informations sur le programme avec votre responsable. Dressez la liste des sessions et des programmes qui, selon vous, seront les plus bénéfiques pour votre lieu de travail.
- Rédigez un plan indiquant comment les tâches essentielles seront exécutées pendant votre absence. Indiquez comment, le cas échéant, la technologie peut vous permettre de rester facilement accessible.
- Élaborez un plan prévoyant qu'à votre retour au bureau, vous partagerez avec le reste du personnel les mesures à prendre et les nouvelles idées apprises (par exemple, les notes prises lors des présentations des orateurs et des groupes de discussion, les vendeurs compétents que vous avez entendus, les meilleures pratiques, les contacts que vous avez noués dans le cadre du travail en réseau, etc.
- Informez votre responsable que vous pouvez vous concentrer sur la mise en uvre d'une nouvelle idée qui vous permettra de rentabiliser plusieurs fois l'investissement en temps et en argent que vous avez consacré à votre participation.
- Formulez votre demande par écrit. N'hésitez pas à utiliser cette lettre type.
Réservez une chambre à l'hôtel du congrès &ndash ; cela en vaut la peine !
En séjournant à l'hôtel du congrès, vous bénéficiez d'une flexibilité qui rendra votre expérience du congrès plus détendue et plus agréable. La logistique quotidienne pour se rendre au lieu du congrès et en revenir dans une ville inconnue sera un jeu d'enfant. Entre les sessions, vous pouvez vous rendre rapidement dans votre chambre pour y déposer quelque chose, obtenir quelque chose dont vous avez besoin ou simplement vous reposer de la foule. Ceci est particulièrement utile entre la dernière session de la journée et le banquet.
Réservez votre chambre à l'avance pour bénéficier du tarif spécial.
Les événements sociaux font partie du congrès
L'un des principaux attraits du congrès est le réseautage avec des collègues de tout le pays. Chaque année, nous organisons des réceptions, des dîners, des séances d'exercices matinaux, un banquet et bien d'autres choses encore. Vous n'êtes pas obligé de participer à toutes ces activités, mais assurez-vous de trouver celles qui vous plaisent et d'y participer. Une réception est spécialement organisée pour les nouveaux participants le 11 juin à l'hôtel du congrès !
Planifiez à l'avance !
- Consultez le programme avant de planifier votre voyage et faites-vous une idée de la manière dont vous souhaitez passer votre temps au congrès
- Vérifiez les prévisions météorologiques avant de partir et préparez vos bagages en cas de mauvais temps
- Apportez un sac fourre-tout pour transporter facilement vos affaires d'une session à l'autre
- Apportez des cartes de visite pour participer aux tirages au sort dans le hall d'exposition et les donner à de nouveaux collègues
Participez aux présentations et démonstrations des exposants
Même si vous n'avez pas de pouvoir d'achat ou si vous n'avez pas accès aux ressources présentées par un exposant, c'est l'occasion pour vous de mieux comprendre les produits et les services. Voici quelques conseils sur la manière d'aborder les exposants :
- Poser des questions ouvertes. Au lieu de poser des questions de type oui/non, posez des questions ouvertes qui encouragent les vendeurs à partager davantage d'informations, telles que "Avez-vous de nouvelles ressources dont vous pouvez me parler ?" ou "Je ne connais pas bien vos produits. Pourriez-vous me parler de vos produits les plus populaires ?"
Les exposants n'ont pas tous les mêmes raisons de participer au congrès. Certains sont là pour prendre des nouvelles de leurs abonnés, d'autres présentent de nouveaux produits et cherchent à les faire connaître au plus grand nombre – ils voudront vous parler, que vous puissiez ou non acheter leur ressource dans l'immédiat.
- Expliquez votre rôle et vos intérêts: Même si vous n'avez pas de pouvoir d'achat, les fournisseurs peuvent être intéressés par la compréhension de vos besoins, de vos défis et de la façon dont leurs solutions peuvent potentiellement ajouter de la valeur. Ils aiment (et ont besoin !) de comprendre ce qui se passe dans les bibliothèques des sciences de la santé, et il est donc utile pour eux que vous communiquiez clairement votre rôle au sein de votre organisation et vos domaines d'intérêt spécifiques.
- Offrir un retour d'information: Si vous utilisez les produits/services de l'exposant, faites-nous part de vos commentaires ! Les vendeurs apprécient souvent les commentaires constructifs, qui peuvent donner lieu à des discussions plus approfondies et à des changements positifs.
- Construire des relations pour l'avenir: Établir des relations avec les exposants peut s'avérer bénéfique à long terme. Même si vous n'êtes pas actuellement en mesure de prendre des décisions d'achat, les relations que vous nouez lors des conférences peuvent s'avérer précieuses lorsque les circonstances changent.
- Collecter le matériel de l'exposant: Prenez les brochures, les cartes de visite ou toute autre documentation commerciale offerte par les vendeurs. Ces informations peuvent être utiles pour des références ultérieures ou pour être partagées avec des collègues susceptibles d'avoir un pouvoir d'achat.
Prenez le temps de visiter la ville
Vous avez fait tout ce chemin, profitez-en ! Prévoyez du temps dans votre emploi du temps, avant ou après le congrès, pour explorer la ville que vous visitez. Le temps supplémentaire permet également de faire face aux retards de voyage sans nuire à la participation au congrès. Consultez notre guide Bienvenue à Winnipeg pour trouver des idées de choses à faire et à voir.
Familiarisez-vous avec le comportement attendu lors du congrès
Tout le monde a droit à une bonne expérience du congrès ! Veuillez lire le code de conduite pour connaître les attentes en matière de comportement et savoir comment déposer une plainte le cas échéant, avant d'arriver au congrès. Pendant le congrès, veillez à respecter les autres. Nous espérons que tous les délégués suivront les recommandations d'éviter les voyages et les rassemblements s'ils présentent des symptômes de maladie respiratoire, y compris ceux associés à COVID-19.
Si vous avez besoin d'aide, demandez-la !
Le comité de planification et les bénévoles du congrès sont là pour vous aider à vivre une bonne expérience. Si vous avez des besoins liés à l'accessibilité ou des questions sur ce qui vous attend, vous pouvez contacter le comité ou vous rendre au bureau d'inscription sur place.
